Smlouvy

Hlídač státu umožňuje zasílání seznamu smluv podle zadaných kritérií na email nebo stažení výběru do formátu EXCEL. Této možnosti jsme využili a v okně můžete procházet 1000 nejnovějších smluv vztahujících se k Soběslavi. Po rozkliknutí ID smlouvy program přejde na detail smlouvy, z Dodavatele nebo Plátce dorazíte na stránku o dalších podrobnostech o subjektu. Symbol  "++" vyhledá další smlouvy mezi subjekty. Například smlouvy mezi Městem Soběslav a firmou Spilka a Říha . Hledat v datech výběru lze nástrojem prohlížeče:  CTRL+F.  (Pozor, název plátce je zkrácen na 24 znaků.) 

Problémy vyplňování dat při registraci

Mnozí úředníci však zatím nedostatečně zohledňují, že registr smluv je informačním systémem veřejné správy a metadata smluv do něj vkládaných by měla poskytovat co nejvíce informací pro snadnější vyhledání. Vyhledávací systém umožňuje zadat mnoho podmínek. Aby byl výsledek smysluplný, musí ovšem povinné osoby vkládat správná a hlavně úplná metadata. 
Zákon  uvádí povinná metadata: par 5 odstavec 5   Smlouva, .... jejíž metadata neobsahují

Hlavní pozornost by měla být věnována textovému označení smlouvy a ceně smlouvy. Označení by mělo co nejvíce charakterizovat obsah smlouvy. Vyhledávací systém v údaji hledá fulltextově. Zapsání pouze slova "Dodatek", "Kupní smlouva" nebo "Smlouva KDMS elNNKI" či "Smlouva KDMS plKD" ve vyhledání nepomůže. (Příklady jsou dle registrovaných smluv v Soběslavi z počátku funkce registru.) Vyplněny by měla být pokud možno všechna metadata, zejména ta  povinná. Neuvedením, případně dodatečně nedoplněním například údaje o ceně není smlouva platná se veškerým právním významem. Nejčastější problémy jsou při vyplňování údaje Hodnota smlouvy, protože ve smlouvě může být uvedena podmíněným způsobem. Metodika doporučuje v takovém případě uvádět odhad. Nic také nebrání tomu, upravit údaj o ceně v okamžiku kdy bude cena již známá, nejpozději tedy v době, kdy dojde k zaplacení. Zvýšená pozornost se musí věnovat tomu, aby v registru smluv byly zveřejněny všechny dokumenty, které jsou nedílnou částí smlouvy. O chybách píše také tento článek. Doporučuji prohlédnout seznam hlášených chyb (odkaz ???) v následující tabulce. I chyba, která se zdá být pouze formální může zneplatnit smlouvu se všemi právními následky. Veřejná instituce nesmí postupovat podle neplatné smlouvy.

Metadata jsou tak vedle požadavku na otevřený a strojově čitelný formát smlouvy klíčovou skutečností pro aplikaci zákona o registru smluv. .. Aktuální  Metodický návod k aplikaci zákona o registru smluv lze vyhledat na webu MVČR.

Další transparentní údaje

Když se necháme inspirovat dobrou praxí (například na Kladně), můžeme uvažovat o přehledném zveřejňování dlaších dat jako jsou: pronájmy, směny, pachty, prodeje a výpůjčky. Zajímavé by například byly zejména  samostatně zveřejněné pronájmy bytů.  Rovněž se často samostatně zveřejňují výroční zprávy města a všech jeho organizací. 

Jak to dělají v Novém Městě na Moravě najdete zde nebo v jejich CityVizoru. Již od roku 2014 může kdokoliv na internetu nahlédnout do smluv, které město uzavírá. Smlouvy byly průběžně zveřejňovány na Portálu veřejné správy. Město tím učinilo další krok ke zvýšení transparentnosti své činnosti. Dále zveřejňuje veškeré smlouvy, které uzavírá, ne jen ty, které spadají do zákonné povinnosti.